Si tiene un evento, desde una emergencia menor hasta una catástrofe a gran escala, debe considerar cómo volver al trabajo tan pronto como sea seguro y posible. El tiempo perdido sin la interacción del público puede significar la pérdida de ventas de boletos, recibos de entrada o ingresos por entradas. En este momento, la frase “el espectáculo debe continuar” es completamente cierta.

La planificación para que pueda seguir trabajando después de una situación de catástrofe es muy importante. La planificación de la continuidad operativa le ayuda a tener un plan establecido para reanudar las operaciones rápidamente.

Al iniciar su planificación, intente no ser un lobo solitario. Establecer un equipo de planificación con compañeros de trabajo de una variedad de niveles y departamentos: recursos humanos, especialistas en tecnología de oficina e informática, personal de instalaciones, su departamento de finanzas, ejecutivos y proveedores de servicios.

En caso de catástrofe, ¿quién tendrá la autoridad para tomar decisiones de evacuación y reapertura, trabajar con los medios de comunicación o realizar otras actividades clave de liderazgo? ¿Será su director ejecutivo u otros miembros del personal? Hable ahora sobre establecer quién tiene la autoridad y considere al personal que ocupa puestos clave para sus funciones comerciales más importantes.

Piense en sus operaciones y actividades comerciales. Compile una lista de todas las funciones que realiza su organización y luego identifique cuáles son las funciones esenciales para reanudar las operaciones normales. ¿Qué recursos (personas, financieros, equipos) son necesarios para realizar esas funciones?

Guarde copias de los documentos importantes que necesitará para reanudar sus operaciones y volver a abrir sus instalaciones. Considere guardarlas en un lugar seguro en su oficina, y guardar otra copia fuera del sitio, por ejemplo, ¡considere almacenarlos en la nube! Los documentos clave pueden incluir expedientes de empleados, registros bancarios, documentos fiscales, información de seguros e información relacionada con los edificios.

Una de las partes más importantes de su plan en caso de catástrofes y de continuidad operativa es su plan de evacuación. ¿Quién tiene la autoridad para pedir una evacuación y quién dirigirá la operación? ¿Quién se asegurará de apagar los sistemas del edificio cuando salga? ¿Cómo se contabilizan el personal y el público? Trabaje con bomberos, policías y otros socorristas para que le ayuden a desarrollar sus planes de evacuación.

Otro aspecto por considerar, que vimos que funcionó bien para las organizaciones que planificaron antes del huracán Harvey, es tener una ubicación alternativa en caso de que la suya resulte dañada o destruida. ¿Puede establecer un plan ahora para utilizar una instalación cercana mientras la suya se está recuperando? ¿La instalación alternativa tiene espacio, tecnología y seguridad disponibles, y puede manejar sus operaciones y producciones?

Por último, es necesario que prepare a su personal para seguir su plan de continuidad operativa. Comente que es posible que primero tengan que lidiar con problemas personales y familiares, y luego trabajar con usted para reabrir sus instalaciones. Será de utilidad contar con buenas políticas y sistemas de comunicación para el personal y los voluntarios.

Es de suma importancia planificar para poder seguir trabajando después de una situación de catástrofe. Debe considerar cómo volver al trabajo tan pronto como sea seguro y posible para minimizar cualquier pérdida de ingresos obtenidos. Ya sea que sople vidrio, haga espectáculos, fabrique cerámica, pinte o tenga otro negocio relacionado con el arte, volver al trabajo rápidamente después de una catástrofe requiere una planificación estratégica antes de que ocurra un evento para ayudar a proteger su carrera, su obra de arte y su sustento. Este paso se denomina planificación de la continuidad operativa y le ayudará a tener un plan establecido para reanudar las operaciones de forma rápida y eficaz.

Ya sea que sople vidrio, fabrique cerámica, pinte o tenga otro negocio relacionado con el arte, volver al trabajo rápidamente después de una catástrofe requiere una planificación estratégica antes de que ocurra un evento para ayudar a proteger su carrera, su obra de arte y su sustento. Esto se conoce como planificación de la continuidad operativa.

Entonces, ¿cuál es el plan, por qué es importante y cómo crear uno? Un plan de continuidad es un documento que consiste en la información crítica que usted o su actividad artística, carrera o negocio necesitan para continuar operando durante o después de una catástrofe. El plan es una herramienta esencial para recuperar el sustento rápidamente a fin de minimizar la cantidad de tiempo en que no puede proporcionar sus productos o servicios artísticos a sus clientes.

Su plan debe indicar las funciones esenciales de su práctica o negocio, identificar qué sistemas y procesos deben mantenerse y detallar cómo mantenerlos o recuperarlos si sufre la pérdida total o parcial de sus activos, como su estudio, equipos, insumos de arte o documentación.

Hay cinco elementos clave para su plan de continuidad:

1. Contactos clave
2. Ubicaciones y arreglos alternativos para hacer y vender su trabajo
3. Respaldo y recuperación de la documentación
4. Comunicaciones alternativas con los clientes, clientes, asistentes, pasantes, empleados y contactos comerciales
5. Cómo accederá a los fondos, ya sea efectivo, ahorros, recepción y realización de pagos

Ahora, hablemos sobre sus finanzas. Los efectos de una catástrofe ejercen una enorme presión sobre su sustento.

¿Están preparadas sus finanzas para superar el período de recuperación? Estos son 3 consejos sobre las finanzas que debe considerar en su plan de continuidad:

1. Abra una línea de crédito con su banco. Incluso si no la usa durante el horario comercial habitual, podría marcar la diferencia cuando vuelva a estar en línea después de una catástrofe.
2. Si es posible, cree un fondo de emergencia que pueda cubrir los gastos esenciales de la empresa durante tres meses.
3. Elabore procedimientos de flujo de efectivo que estén listos para cuando sobreviene una catástrofe, que le permitan pagar a los proveedores y recibir pagos de los clientes incluso si su estudio y oficina no están operativos.

Como artista, es fundamental tener un plan de continuidad para estar mejor preparado para enfrentar, sobrevivir y recuperarse de las catástrofes naturales.