Ya sea la colección de un museo o biblioteca, o los accesorios, trajes, registros organizativos históricos y registros comerciales de un teatro o centro de artes escénicas, preservar sus registros comerciales clave y sus materiales históricos más importantes es algo que todos en su organización deberían considerar.

La preservación es el conjunto de actividades que una organización artística o cultural emprende para mantener su colección en un formato y condición utilizables durante el tiempo que sea necesario.

La preservación incluye la preparación para catástrofes, pero también debe pensar en los niveles de calor y humedad en su edificio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. ¿Cuál es la seguridad de sus instalaciones y materiales? ¿Cómo se almacenan los materiales?

Como puede ver, estos problemas afectan a todos los niveles de su organización. Es clave incluir en la planificación de la preservación a los miembros de la administración institucional, profesionales de cuidado de colecciones, como archiveros o curadores, personal de instalaciones y operaciones que controlan el edificio, personal que trabaja con su público y comunidad, y miembros de la Junta, que están a cargo de la administración de la institución a largo plazo. Pero todos los miembros del personal deben pensar en preservar materiales organizativos importantes.

Tener un plan para catástrofes y pensar en el almacenamiento a largo plazo de sus materiales más importantes, así como las copias de seguridad de esos materiales en forma original o en la nube, son componentes importantes para comenzar un programa de preservación en su organización. Asegurarse de que todos en el personal consideren preservar el historial y los registros comerciales de su organización como parte de su responsabilidad, contribuirá en gran medida a la preservación a largo plazo. Anteriormente en esta sección, analizamos la utilización de medios y materiales de almacenamiento duraderos; también debemos pensar en crear un “ambiente cómodo y seguro” para sus registros y colecciones clave.

Una humedad baja (preferiblemente entre 30% y 40%, pero no más de 55% en cualquier punto, porque puede salir moho) es de gran importancia.

Las temperaturas más bajas, más frías y estables, de 68 a 72 grados Fahrenheit, son también importantes para la longevidad de sus registros más relevantes.

También es importante mantener las colecciones fuera de la luz solar directa y evite la iluminación mecánica intensa.

Y, la circulación regular del aire evita que el polvo, la suciedad y las esporas de moho se depositen en las colecciones y comiencen a causar daños.

Los materiales en los que imprimimos o registramos el negocio y el historial de nuestra organización se deterioran, por diferentes razones y a diferentes velocidades. Con los formatos digitales y los medios magnéticos, puede ser más difícil ver los daños que con libros, fotografías, disfraces y accesorios. Casi todos los componentes utilizados para fabricar estos medios y objetos están hechos de materias primas que se deteriorarán.

Es posible que escuche que el término "archivo" se utiliza para papel y materiales de almacenamiento. Pero debe buscar materiales que sean permanentes y duraderos, y que cumplan con los estándares de preservación. Deberá usar papeles y materiales de almacenamiento permanentes, y también considerar almacenar artículos en áreas con poco calor, humedad y luz, y en recintos seguros, en estantes de acero, no de madera, donde no se dañen.

Si es posible, mantenga los materiales a cuatro pulgadas del piso, para que el agua de fugas menores no los dañe. Y, si debe exhibir materiales, no los deje en áreas con altos niveles de luz durante mucho tiempo.

Como artista, sus obras son su mayor activo. Si bien perder herramientas, materiales y suministros es devastador, sus obras de arte son insustituibles. Tome medidas ahora que le ayuden a preservar sus obras antes de una emergencia.

Nunca almacene las obras cerca de ventanas, puertas, respiraderos o ventiladores de techo. Proteja las obras arriba y abajo elevándolas sobre el nivel del piso y cubriéndolas tanto arriba como abajo con plástico resistente.

Almacene las obras tridimensionales en estanterías de metal acolchadas, colocando las obras más pesadas en los niveles inferiores, pero elevadas del piso.

Asegure todos los estantes a la pared o al suelo.

Asegure las obras en las exhibiciones con cera o gel museo para museo.

Eleve las obras grandes desde el suelo colocándolas sobre tarimas o pedestales de exhibición bajos.

Considere almacenar las pinturas en contenedores de almacenamiento verticales con barreras entre las obras de arte, preferiblemente con materiales libres de ácido.

Coloque las obras de arte sobre tarimas envueltas en trozos de alfombra y plástico resistente asegurado con cinta impermeable.

Si debe apilar las obras, coloque barreras de cartón corrugado entre ellas y apílelas de la siguiente forma: parte delantera contra parte delantera, parte trasera contra parte trasera. Es mejor no apilar las obras sin marco de esta manera.

Está reconstruyendo su edificio después de una catástrofe, o puede que solo esté renovando o haciendo una ampliación a sus instalaciones. No importa cuál sea el caso, existe una amenaza mucho mayor de una catástrofe que afectará su colección o instalación durante la renovación y construcción que en casi cualquier otro momento.

Es posible que haya personas en su edificio que no estén familiarizadas con ella y que estén utilizando equipos como sopletes, grúas y otros sistemas que generalmente no se utilizan en su edificio, y que tengan una mayor probabilidad de causar problemas. Asegúrese de que los contratistas de construcción en su edificio están siguiendo los mismos estándares de seguridad y preparación que el personal suele seguir.

Proteja sus materiales de colección del polvo con láminas plásticas. Asegúrese de que sus protocolos y sistemas de seguridad funcionen. Recorra regularmente las áreas de almacenamiento de su colección cerca de la construcción. Y consulte con sus representantes de seguros sobre cualquier cambio temporal necesario en su póliza durante la construcción o renovación.

Dado que probablemente no pueda permitirse el espacio, el tiempo y el dinero para considerar preservar todo lo que su organización genera, las siguientes son algunas cosas que debe considerar preservar:

Registros y materiales de negocios

• Registros de clientes y donantes
• Registros financieros
• Registros de personal
• Información sobre la venta de entradas
• Correspondencia importante

Historial de la organización

• Carteleras y programas
• Fotografías, negativos y álbumes de recortes
• Grabaciones de audio y video
• Carteles y volantes
• Libros y manuscritos relacionados con su organización
• Accesorios: en especial los accesorios heredados utilizados año tras año
• Trajes y textiles