Una de las cosas más importantes que puede hacer ahora, antes de que ocurra la próxima emergencia o catástrofe, es asegurarse de tener una buena documentación de los materiales en su lugar de trabajo o estudio. Esto puede ayudarlo a establecer lo que tiene en su edificio o colección, y bajo qué condiciones, tanto antes como después de una catástrofe.

Nunca es demasiado tarde para comenzar un inventario. Esta práctica puede ser fácil de comenzar, mantener y almacenar. Use el video de su teléfono inteligente y narre su inventario. Tome fotos de todos sus suministros, equipos, obras de arte y otros activos. Tome videos o fotografías de la marca y modelo de estos artículos cuando sea apropiado. Esto será esencial para presentar reclamos con su compañía de seguros para reemplazarlos.

Además de tener un documento de inventario escrito, puede ser una ventaja para usted ahora hacer documentación fotográfica de su edificio, colecciones y posesiones (como accesorios, partituras y disfraces), antes de que ocurra una catástrofe.

Si tiene una emergencia que destruye partes de sus materiales o edificio, la documentación de fotos o videos antes del evento se puede comparar con la documentación posterior al evento para determinar qué cambios ha causado el evento. Además, si necesita renovar o reconstruir su edificio, la documentación fotográfica puede proporcionarle un diseño exacto antes de la catástrofe.

¿Podrías sobrevivir a tu carrera artística si pierdes el acceso a tus archivos? ¿Tiene registros irremplazables y cruciales para el funcionamiento de su práctica artística o negocio?

La documentación de su obra de arte, práctica artística y registros comerciales es esencial para comercializar su trabajo, contactar galerías, museos y coleccionistas, presentar reclamos de seguro y asegurar su legado como artista.

En caso de una catástrofe, ¿qué registros necesitaría para garantizar la continuidad de su carrera o negocio artístico si tuviera que comenzar de repente en algún lugar nuevo? Esto puede incluir su CV o curriculum vitae, fotos de trabajo, fórmulas de proceso, copias de bocetos y prototipos, facturas, contratos, registros de impuestos, su contrato de arrendamiento, listas de correo, su plano de planta y más.

Gracias a la tecnología, es fácil preparar la documentación con un teléfono inteligente o una cámara digital. Se trata de hacer tiempo para la documentación y tener un sistema que use para organizar la documentación que puede ser un desafío.

Los registros y documentos importantes deben duplicarse y las copias impresas o electrónicas deben almacenarse en múltiples ubicaciones: en su computadora, en la nube y en una ubicación segura fuera del sitio que esté al menos a 60 millas de donde se encuentra (o fuera del sitio) región donde puede ocurrir la catástrofe.

Además, para ayudarlo con el diseño de sistemas, almacenamiento y oficinas en su edificio, es importante tener planos de planta de su edificio. Estos pueden mostrar dónde existen oficinas y dónde se almacenan las colecciones. Pero también proporcionan información sobre los principales sistemas de infraestructura, como tuberías de agua, cableado eléctrico y enchufes, sistemas de gas natural e iluminación. Asegúrese de tener las versiones más actualizadas de sus planos de planta disponibles para su revisión, y para los bomberos y el personal de seguridad pública, que pueden necesitarlos para planificar el acceso a su edificio dañado.

Cuando obtenga acceso a su edificio después de una catástrofe, haga una evaluación de lo que ha sido dañado. Recuerde que en este momento solo está mirando artículos y registrando información. No mueva ni retire materiales dañados antes de documentar su ubicación y tipo de daño.

Finalmente, documente las decisiones que tome durante su respuesta a la catástrofe o emergencia. ¿Está un artículo en tan mal estado después de una catástrofe que decide que debe descartarse o destruirse? Fotografiar y documentar el artículo ayudará con sus reclamos de seguro.